Digitalisation des process associés aux assemblées générales, quel constat ?

Antoine Micaud

Antoine Micaud

La génèse d'easyQuorum

L’idée d’easyQuorum m’est venue de mes galères passées dans l’organisation des AG au sein de ma première société : difficulté d’atteindre le quorum, temps passé à organiser les séances, longs après-midis à publiposter les convocations, et j’en passe. J’ai toujours été frappé par le décalage entre la simplicité juridique des AG et la lourdeur de leur organisation.

Je me suis rapidement rendu compte que ce constat était largement partagé, à la fois chez les entrepreneurs et chez les professionnels eux-mêmes. En témoigne le développement des Legal Tech qui visent à doter le monde du droit de nouveaux outils sur différentes verticales juridiques.

Lors de la conception d’easyQuorum, j’ai rencontré de nombreux professionnels du droit en charge de l’organisation des Assemblées Générales et j’ai réalisé qu’une grande partie des process étaient et sont toujours faits manuellement – un constat d’autant plus frappant que certains juristes sont en charge de plus d’une centaine de séances par an.

Si on regarde de plus près l’organisation du juridique corporate, on constate effectivement que seulement 10% du temps est réellement dédié à des fonctions juridiques, les 90% restants étant uniquement consacrés à des opérations manuelles, répétitives et sans valeur ajoutée. On crée une multitude de documents juridiques alors qu’ils sont à peu près identiques d’une séance sur l’autre, et le process de création de documents est peu efficace (on duplique les documents d’une année sur l’autre, on modifie l’ordre du jour et on envoie la convocation).

Ce process est long, fastidieux et propice aux erreurs. De nombreuses organisations ont créé des systèmes plus élaborés, souvent à base d’un fichier Excel et de documents Word liés. Ces organisations ont mis un premier pied dans la digitalisation des process juridiques, mais leurs techniques ne sont pas exemptes de coquilles et ont montré leurs limites. C’est au regard de ces constats, de mes échanges avec les professionnels du droit et de mes propres expériences que j’ai élaboré les différents axes de la solution easyQuorum destinée à simplifier de manière concrète l’organisation du juridique corporate :

  1. Centraliser l’information
  2. Automatiser la création des documents juridiques
  3. Simplifier l’organisation et la gestion du juridique corporate
  4. Fluidifier les collaborations
  5. Sécuriser toutes les données
  6. Faciliter l’échange d’informations et de documents coporate

L’objectif est de permettre aux professionnels du droit non seulement de simplifier l’organisation de leur juridique corporate mais aussi de gagner du temps pour se consacrer pleinement à d’autres missions.